Projektmanagement

Was ist Projektmanagement?

Das Projektmanagement umfasst alle Aufgaben der Planung, Steuerung und Überwachung von Projekten.

Ein Projekt ist ein zeitlich, räumlich und sachlich begrenztes komplexes Arbeitsvorhaben, bei dem durch den Einsatz von Verbrauchsgütern (Material), Nutzungsgütern (Maschinen, Anlagen) und Arbeitskräften eine bestimmte Zielsetzung (Aufgabe) zu erreichen ist.

Beispiele:

• Bau eines Hauses, einer Brücke, eines Schiffes;
• Markteinführung eines neuen Produktes;
• Entwicklung eines Motors;
• Wartungsarbeiten an einer Produktionsanlage;
• Jahresabschluss eines Unternehmens;
• Montage einer Anlage;
• Vorbereitung einer Tagung;
• Durchführung einer Marketingaktion;
• Entwicklung von Software.

Was sind die Funktionen des Projektmanagements?

Die Funktionen des Projektmanagements umfassen:

Projektplanung

• Benennung eines Projektleiters,
• Planung von Projektzielen,
• Abstecken von Teilaufgaben,
• Planung der Abläufe,
• Bedarfs- und Aufwandsschätzung,
• Terminplanung und Budgetierung.

Projektsteuerung

• Anleitung und Motivierung von Mitarbeitern,
• Überwachung des Projektverlaufs,
• Maßnahmenergreifung bei Planabweichung,
• Koordinierung.

Projektkontrolle

• Durchführung projektbegleitend,
• Erstreckung auf alle Aspekte der Projektplanung,
• Überprüfung der Wirksamkeit der geplanten Maßnahmen,
• Festlegung von sogenannten Meilensteinen.

Was sind die Erfolgsfaktoren des Projektmanagements?

Ein gutes Projektmanagement muss sich an folgenden Erfolgsfaktoren messen lassen:

• übersichtliche Erfassung aller Aktivitäten und deren Reihenfolgebedingungen sowie der sonstigen Projektelemente;
• vollständige und übersichtliche Darstellung des Projektablaufs;
• exakte und detaillierte Zeit- bzw. Terminplanung mit Angabe kritischer Stellen und der Zeitreserven (Pufferzeit);
• Integration von Kapazitätsmanagement, Materialbereitstellung, Kosten- und Finanzmanagement;
• Bereitstellung zuverlässiger und einfach zu handhabender Unterlagen für die Arbeitsvorbereitung und Projektsteuerung;
• sofortiges Erkennen von Planabweichungen und schnelle, wirksame Reaktion darauf;
• Integration aller Phasen einer Projektabwicklung (z. B. Konstruktion, Fertigung, Montage, Einkauf, Finanzierung);
• Bereitstellung aller relevanten Projektinformationen durch ein Projektinformationssystem.

Welche Formen der Projektorganisation gibt es?

Wegen ihres einmaligen Charakters bringen Projektaufgaben ein instabiles Element in das auf Dauer angelegte organisatorische System einer Unternehmung. Es stellt sich daher die zusätzliche Aufgabe, den spezifischen Projektbelangen organisatorisch Rechnung zu tragen.

Hierfür bieten sich drei Möglichkeiten an, je nachdem welchen Einfluss man dem Projektmanager übertragen möchte:

Einfluss-Projektmanagement

Beim Einfluss-Projektmanagement liegt die Entscheidungsbefugnis beim jeweiligen Funktionsmanager, dem Projektmanager kommt in der Rolle als Stabsabteilung primär die Funktion Information/Beratung/Koordination zu.

Matrix-Projektmanagement

Beim Matrix-Projektmanagement trägt der Projektmanager die Projektverantwortung, der Funktionsmanager besitzt die disziplinarische Weisungsbefugnis.

Reines Projektmanagement

Beim reinen Projektmanagement bekommt der Projektmanager für die Dauer des Projektes das benötigte Personal voll unterstellt. Das hat den Vorteil, dass die Erreichung der Projektziele unbehindert von anderen laufenden Aufgaben in den Projektteams betrieben werden kann. Es kommt somit zu keinen Kollisionen mit den Intentionen anderer Manager.

Was sind die Phasen des Projektmanagements?

Für die Aktivitäten des Projektmanagements empfiehlt sich ein phasenweises Vorgehen nach folgendem Muster, das bei Bedarf individuell variiert werden kann:

• Projektvorbereitung,
• Projektanalyse,
• Projektplanung,
• Projektrealisierung mit Projektsteuerung und -kontrolle,
• Erfolgskontrolle für das Projekt.

Projektvorbereitung

Zur Projektvorbereitung, die mit einem Projektauftrag abschließt, gehören:

• Projektdefinition,
• Angabe des Planungszwecks, da dieser Vorgehen, Umfang und Detaillierungsgrad der Planung beeinflusst,
• Prüfung, ob gleiche oder ähnliche Projekte oder Teile des Projekts bereits durchgeführt worden sind, um auf Erfahrungen und eventuell existierende Projektunterlagen zurückzugreifen,
• Benennung eines Projektverantwortlichen bzw. Projektmanagers und eines Projektteams,
• Festlegung einer Projektorganisation,
• Bestimmung der einzusetzenden Werkzeuge und Hilfsmittel, insbesondere der eventuell einzusetzenden Projektmanagement-Software,
• Aufwandsschätzung für das Projekt,
• Durchführbarkeitsuntersuchung in wirtschaftlicher, finanzieller, technischer, sozialer, personeller und rechtlicher Hinsicht.

Projektanalyse

Die Projektanalyse beginnt üblicherweise mit der hierarchischen Dekomposition eines Projekts in Form eines sogenannten Projektstrukturplans, mit dessen Hilfe eine grafische oder tabellarische Aufgliederung des Projekts in Teilprojekte, der Teilprojekte in Unterprojekte über mehrere Ebenen erfolgt. Arbeitspakete heißen die Elemente auf der untersten Ebene des Projektstrukturplans.

Ein funktionsorientierter Projektstrukturplan zerlegt ein Projekt nach den wirksam werdenden Funktionen (Abteilungen, Verantwortungsbereiche, Kostenstellen). Im objektorientierten Projektstrukturplan erfolgt die Zerlegung nach der technischen oder logischen Zusammengehörigkeit der Komponenten des Projekts. Die Arbeitspakete auf der untersten Ebene eines Projektstrukturplans enthalten meistens mehrere Aktivitäten.

Projektplanung

Zur Ermittlung der Projektaktivitäten und deren Reihenfolge sowie zur Projektplanung mit Ablaufplanung, Zeit- und Terminplanung, Kosten- und Ressourcenplanung wird üblicherweise die Netzplantechnik eingesetzt, das wichtigste Werkzeug des Projektmanagements. Vor allem bei größeren Projekten erfolgt die Planung über eine schrittweise Detaillierung. Es wird zunächst ein Übersichtsplan aufgestellt, der im Verlauf der Projektdurchführung nach und nach genauer wird. Das hat folgende Vorteile:

• Der Planungsaufwand bleibt gering.
• Man hat bei Beginn der Planung ein überschaubares Projekt.
• Bei manchen Projekten, z. B. Forschungs- und Entwicklungsvorhaben, lassen sich Details des Projektablaufs vor Beginn noch nicht planen.
• Die in den abgeschlossenen Projektteilen gemachten Erfahrungen können für die folgenden Abschnitte des Projekts verwendet werden.

Projektrealisierung mit Projektsteuerung und -kontrolle

Eine effiziente Projektsteuerung und Projektkontrolle stellt hohe Anforderungen an die Organisation. Übersichtliche und leicht zu handhabende Planungsunterlagen mit optimal verdichteten und präsentierten Informationen, die Schaffung eines positiven Betriebsklimas für die Mitarbeit aller am Projekt Beteiligten und ein schneller Informationsfluss sind wichtige Voraussetzungen.

Effizientes Projektmanagement erfordert den Einsatz adäquater Werkzeuge und Hilfsmittel. Dazu gehören einschlägige Organisationshilfsmittel, wie z. B. Planungstafeln und Formulare, problemadäquate Verfahren und Methoden, z. B. Netzplantechnik, aber auch eine geeignete Projektmanagementsoftware.

Erfolgskontrolle für das Projekt

Ein Projektinformationssystem und die Projektdokumentation bieten die Grundlage einer Projektkontrolle. An den Projektzielen wird nach Projektende der Erfolg gemessen und bewertet. Projektplanung, -steuerung, -kontrolle und Projekterfolgskontrolle lassen sich zu einem Projektcontrolling zusammenfassen.

Das Projektinformationssystem dient der Sammlung und Aufbereitung aller projektbezogenen Daten, auch zur Verwendung für spätere Projekte. Während der Projektrealisierung wird es für die Projektsteuerung und -kontrolle verwendet. Bei der Feststellung von Störungen während der Projektrealisierung ist es beispielsweise unbedingt erforderlich, dass Informationen schnell an die richtige Stelle gelangen, um sofort geeignete Maßnahmen zur Beseitigung der Störungen einleiten zu können.

Das Wichtigste zum Projektmanagement in Kürze

Projektmanagement ist eine Managementkonzeption für die Durchführung von Vorhaben mit fest umrissenem Umfang (Projekte), die sich durch die Merkmale zeitliche Befristung, hohe Komplexität und relative Neuartigkeit charakterisieren lassen.

Zu denken ist hier im Rahmen der Betriebswirtschaftslehre z. B. an größere Bauvorhaben, Anlagenprojektierungen, die Entwicklung neuer Produkte, Diversifikationen sowie die Umstellung auf neue Produktions- und Informationsverarbeitungssysteme.

Es kann zwischen sachzielorientierten und prozessorientierten Projekten differenziert werden. Ebenso ist eine Unterscheidung nach der Intensität der Einflussnahme von externer Seite möglich.

Die jeweils genau zu definierende Aufgabe wird dabei einer zur Problemlösung fähigen Gruppe (task force) aus verschiedenen Spezialisten der zu beteiligenden Abteilungen übertragen, teilweise unter Einschaltung von außenstehenden Beratern. Darüber hinaus ist die Bereitstellung adäquater technischer und finanzieller Ressourcen notwendig.

Allgemeine Aufgabe der Projektplanung ist die Vorbereitung der Projektdurchführung, um eine reibungslose Projektrealisierung sicherzustellen. Aufgabe der Projektsteuerung ist die wirtschaftliche und termingetreue Realisierung des Projekts, insbesondere die Koordinierung der Beteiligten und der einzelnen Projektaktivitäten. Die Projektkontrolle soll eine anforderungs- und plangerechte Projektrealisierung gewährleisten.

Aufgaben

1. Was ist ein Projekt?
2. Was ist Projektmanagement?
3. Worin besteht die Zielsetzung des Projektmanagements?
4. Welche Projektarten gibt es?