Aufbauorganisation

Was ist eine Aufbauorganisation?

Eine Aufbauorganisation regelt im Unterschied zur Ablauforganisation den institutionellen Rahmen der Unternehmung. Die Aufgliederung der Gesamtunternehmung in organisatorische Teilbereiche sowie das Ergebnis dieser organisatorischen Differenzierung werden durch die Aufbauorganisation beschrieben.

Im Einzelnen regelt die Aufbauorganisation erstens die Bildung von Stellen als kleinste Organisationseinheiten durch die Zuordnung von Aufgaben, Personen und Sachmittel zueinander. Zweitens die organisatorische Zusammenfassung von Stellen (Basissysteme). Drittens die hierarchische Zuordnung von Stellen und Abteilungen (Leitungssystem bzw. Kompetenzsystem) sowie Informations- und Kommunikationssystem.

Zusammenfassung von Teilaufgaben zu Stellen

Folgende Probleme sind mit zunehmender Größe der Betriebsstätte zu lösen: Die Gesamtaufgabe der Unternehmung ist in Teilaufgaben zu untergliedern, diesen gedachten Aktionseinheiten sind Stellen zuzuweisen, die mit Personal besetzt werden müssen.

Eine mögliche Zuordnung von Teilaufgaben zu Stellen sei am Beispiel der Entwicklung einer Werkzeugmaschinenfabrik aus kleinsten Anfängen dargestellt. Es handele sich um eine Unternehmung, die Drehbankkörperspitzen herstellt und wiederum andere Werkzeugmaschinenfabriken (Hersteller von Drehbänken) beliefert.

Es sei ferner davon ausgegangen, dass sich der Inhaber der Werkzeugmaschinenfabrik selbständig gemacht hat und die anfallenden Arbeiten zunächst alleine durchführt. Das wachsende Auftragsvolumen macht es jedoch erforderlich, dass er seine Unternehmung ausweitet und weitere Mitarbeiter einstellt. Es sei unterstellt, dass die Gesamtaufgabe prinzipiell in die vier Teilaufgaben Sägerei, Dreherei, Schleiferei und Poliererei untergliedert werden kann, die als Stellen erscheinen.

Die Bezeichnungen der Stellen drücken gleichzeitig Anforderungen an die Personen aus, die als Positionsinhaber in Betracht kommen. So wird der Betriebsleiter z. B. für die Dreherei und die Schleiferei speziell ausgebildete Fachkräfte auswählen, während die in der Sägerei und in der Poliererei anfallenden Tätigkeiten auch von Personen ohne spezielle Fachkenntnisse nach kurzer Anlernzeit ausgeführt werden können.

Die beabsichtigte Arbeitsteilung erlaubt es dem Chef der Unternehmung, die jeweiligen Stelleninhaber für die fachgerechte Ausführung ihrer Teilaufgabe verantwortlich zu machen. Die Entsprechung von Sachaufgabe, Kompetenz und Verantwortung stellt ein wichtiges organisatorisches Prinzip bei der Stellenbildung dar. Wird die Unternehmung noch größer, so entsteht das Problem der Zusammenfügung von Stellen zu übergeordneten Organisationseinheiten (Abteilungen).

Möglichkeiten der Abteilungsgliederung bei der Aufbauorganisation

Übergeordnete Abteilungen aus Stellen können prinzipiell nach zwei Gesichtspunkten gebildet werden. Entweder geschieht eine Spezialisierung und Bildung von Aktionseinheiten nach übereinstimmenden Tätigkeiten oder Verrichtungen.

Es handelt sich dann um eine verrichtungsorientierte bzw. funktionale Abteilungsgliederung. Im anderen Falle erhält eine Abteilung sämtliche Aufgaben an einem Objekt bzw. einem Produkt zugewiesen. In diesem Falle spricht man von einer Objektzentralisation bzw. einer produktorientierten Organisationsstruktur.

Funktionsspezialisierung

Eine funktionsorientierte Abteilungsbildung bietet sich im Falle der Werkzeugmaschinenfabrik an, wenn sich die Unternehmung aufgrund eines verstärkten Auftragseingangs zu vergrößern beginnt. Die Stellen im Produktionsbereich werden in einer Abteilung Werkstatt, die Stellen im kaufmännischen Bereich zu einer Abteilung Verwaltung zusammengefasst und der Geschäftsleitung unterstellt.

Falls die als Beispiel gewählte Werkzeugmaschinenfabrik in eine mittlere Betriebsgröße hineinwächst, wird sich die Vernichtungsspezialisierung fortsetzen, und zwar sowohl in horizontaler wie auch in vertikaler Richtung. Neu hinzukommen möglicherweise die Abteilungen Einkauf und Vertrieb.

Für eine erweiterte funktionsorientierte Abteilungsbildung bietet es sich an, die ursprüngliche Stelle Lager und Versand aus der Unterstellung unter die Verwaltung herauszunehmen und zu einer eigenen Abteilung umzubilden. Der Abteilung Verwaltung wird außer der Buchhaltung noch die Stelle Zeichnen und Konstruktion unterstellt.

Objektspezialisierung

Der Übergang von der funktionalen zur objektorientierten Organisationsform vollzieht sich üblicherweise nicht uno actu, sondern durchläuft verschiedene Zwischenstufen. Er kann z. B. damit beginnen, dass ein einzelner Funktionsbereich nicht mehr funktionsbezogen aufgegliedert, sondern nach übergeordneten Produktbereichen organisiert wird.

Im Produktionsbereich wird z. B. das Werkstattprinzip (Einsatz von Spezialmaschinen) durch den Einsatz von Universalmaschinen (Transferstraßen) ersetzt. Gleichzeitig setzt eine produktbezogene Spezialisierung im Vertriebsbereich ein.

Im Beispiel hat sich die Unternehmung der produktbezogenen Spezialisierung lediglich in den Bereichen Werkstatt (inzwischen umbenannt zur Produktionsabteilung) und Vertrieb bedient, unter prinzipieller Beibehaltung der funktionsorientierten Abteilungsgliederung.

Die durchgängige Umgestaltung der Abteilungsstrukturierung zu einer produktbezogenen Spartenorganisation (divisionale Abteilungsgliederung) bietet sich als konsequente Möglichkeit der Weiterentwicklung dann an, wenn die Voraussetzungen einer divisionalen Organisationsstruktur gegeben sind. Es handelt sich dabei im Einzelnen u, folgende Elemente:

• kein Produktionsverbund, d. h. weder Kuppelproduktion noch Alternativproduktion
• kein Absatzverbund (weder Bedarfsverbund noch Absatzwegverbund)
• produktweise Aufgliederung der wichtigsten Funktionen
• weitgehende Selbständigkeit der Sparte
• Führungskräfte für die Besetzung der Spartenleitung sind vorhanden.

Die Hinwendung zur Produkt- und Marktorientierung ist vorrangiges Prinzip der Abteilungsbildung bei einer divisionalen Organisationsstruktur. Die bisher in der zweiten Unternehmensebene angesiedelten Funktionsbereiche Produktion und Vertrieb sind in die Sparte (Körnerspitzen, Automobilzubehör, Universalmaschinen) eingegliedert und damit auf der Abteilungsebene ins zweite Glied gerückt worden.

Zugleich wird die bisherige Stelle Zeichnen und Konstruktion aus der Verwaltungsabteilung ausgegliedert und mit der zusätzlichen Aufgabe der Entwicklung betraut. Sie ist in Zukunft ebenfalls in den einzelnen Spaltenleitungen vertreten.

Neben den produktbezogenen Abteilungen befinden sich in Zukunft drei Zentralabteilungen, die die bisherige funktionsorientierte Spezialisierung beibehalten. Entsprechend der eingeschränkten Aufgabe wurde dabei aus der bisherigen Verwaltungsabteilung die neue Abteilung Finanz- und Rechnungswesen.

Ein Vergleich der Vor- und Nachteile einer divisionalen Organisationsstruktur in Verbindung mit einem Organigramm lässt erkennen, dass sich die Abstimmungsprobleme zwischen den in den Sparten integrierten Funktionen (Produktion, Konstruktion und Entwicklung, Vertrieb) dank der übergeordneten Produkt-/Marktorientierung verringern.

Auf der anderen Seite werden aber neue Koordinationsmechanismen zwischen den Produktbereichen und den neuen Zentralbereichen (Einkauf, Finanz- und Rechnungswesen, Lager und Versand) notwendig.

Gleichzeitig wird deutlich, dass die divisionale Organisationsalternative keinem reinen Gliederungsprinzip folgt, sondern eine Mischung aus funktionsorientierten und objektorientierten Elementen beinhaltet. Die Realität der industriellen Unternehmensorganisation enthält eine Fülle solcher Mischformen.

Das Wichtigste zur Aufbauorganisation in Kürze

Die Aufbauorganisation regelt die Zuordnung einzelner Stellen zu bestimmten Aufgaben und die Weisungsbefugnisse der Stellen untereinander. Durch Organigramme lässt sich der Aufbau einer Organisation mit der Stellenverteilung, gegebenenfalls ihren Aufgaben und hierarchischen Beziehungen darstellen.

Eine funktionale Organisation gliedert das Unternehmen nach Funktionen (Beschaffung, Forschung und Entwicklung, Produktion, Vertrieb usw.), d. h. gleichartige Aufgaben werden zusammengefasst. Diese Organisationsform ist besonders für kleine und mittlere Unternehmen mit relativ homogenem Leistungsprogramm und stabilen Absatzmärkten geeignet. Die Funktionsbereiche sind branchenabhängig.

Eine divisionale Organisation (Spartenorganisation) ist nicht nach Funktionen, sondern nach Objekten (Produkten, Ländern, Projekten, Kundengruppen, …) untergliedert. Die Geschäftsbereiche (Sparten, Divisionen) werden oft als Profit-Center mit eigener Gewinnverantwortung geleitet. Da Ihnen das operative Geschäft obliegt, sind sie relativ selbständig.

Zu den Aufgaben der Geschäftsleitung gehören die strategischen Entscheidungen und die Koordination der einzelnen Sparten. Divisionale Organisationsstrukturen kommen besonders bei Unternehmen mit einem diversifizierten Produktangebot vor.

Aufgaben

1. Was regelt die Aufbauorganisation im Einzelnen?
2. Welche Möglichkeiten der Abteilungsgliederung gibt es?

Literaturhinweise

1. Nicolai, C. (2018): Basiswissen Aufbauorganisation, 2. Aufl., UVK Verlag, München 2018