Als Verwaltungsgemeinkosten werden Kosten bezeichnet, die in der Verwaltung eines Unternehmens entstehen, jedoch keinem Produkt direkt zugeordnet werden können.
Sie werden anhand des Verwaltungsgemeinkostenzuschlages auf die Produkte aufgeteilt.
Verwaltungsgemeinkosten sind also Gemeinkosten, die im Verwaltungsbereich eines Unternehmens anfallen, aber, wie andere Gemeinkosten auch, keinem einzelnen Produkt zugerechnet werden können.
Die Gemeinkosten für die Verwaltung werden in der Kostenträgerrechnung möglichst verursachungsgerecht auf die Kostenträger umgelegt.
Da die Verwaltungsgemeinkosten als Gemeinkosten nicht wie die Einzelkosten unmittelbar den verschiedenen Produkten zugeordnet werden können, wird für die Umlage der sogenannte Verwaltungsgemeinkostenzuschlag gebildet. Die Zuschlagsbasis bilden in der Kostenträgerstückrechnung Herstellkosten.
Gemäß § 255 Abs. 2 Satz 3 HGB besteht in der Handelsbilanzierung ein Aktivierungswahlrecht bezüglich der Gemeinkosten für die Verwaltung, sofern es sich bei diesem um einen originären und nicht um einen derivativen Vermögenswert handelt und sie dem Zeitraum der Herstellung zurechenbar sind.
Durch das Wahlrecht zur Aktivierung kann der Bilanzierende in der Jahresabschlussgestaltung entscheiden, ob er durch die Aktivierung oder Nicht-Aktivierung einen möglichst hohen oder möglichst niedrigen Bilanzgewinn ausweisen möchte.
Er muss jedoch den Grundsatz der Bilanzkontinuität gemäß § 252 Abs. 1 Nr. 1 HGB beachten.
Zu den Gemeinkosten der Verwaltung zählen beispielsweise:
Verwaltungsgemeinkosten sind Gemeinkosten und damit den Kostenträgern nicht direkt zurechenbar. Sie werden über den sogenannten Verwaltungsgemeinkostenzuschlagssatz auf die Kostenträger umgelegt.
Die Zuschlagsbasis in der Kostenträgerstückrechnung sind die Herstellkosten. In der Handelsbilanz besteht für die Gemeinkosten der Verwaltung ein Aktivierungswahlrecht.
Die vorläufigen Herstellkosten für 1.000 in einem Monat hergestellte Fahrräder betragen 100.000 € (100 € pro Fahrrad). Das umfasst Material, Arbeits- und Maschinenzeit.
Die Gemeinkosten für die Verwaltung in dem Monat betragen 40.000 € und umfassen die anteiligen angemessenen Kosten der Abteilungen Buchhaltung, Controlling, Personalwesen und Geschäftsleitung.
Der Zuschlagssatz beträgt: 40.000 € / 100.000 € = 0,4 = 40 %.
Jedes Fahrrad mit Material- und Fertigungskosten in Höhe von 100 € wird außerdem noch mit 40 € Verwaltungsgemeinkosten belastet (und daneben werden in der Regel auch noch Vertriebsgemeinkosten belastet. Das Ergebnis sind dann die Selbstkosten je Fahrrad.
Gemeinkosten für die Verwaltung müssen nicht in die Herstellungskosten (für die Bewertung der Vorräte) einbezogen werden, angemessene Teile der Kosten der allgemeinen Verwaltung dürfen (Wahlrecht) aber nach § 255 Abs. 2 Satz 3 HGB bei der Berechnung der Herstellungskosten einbezogen werden.
Angemessen bedeutet: wenn beispielsweise nur ein Fahrrad produziert worden wäre, dürfte man dieses eine Fahrrad nicht mit 40.000 € Verwaltungsgemeinkosten belasten und dann mit einem absurd hohen Wert in der Bilanz ansetzen. Es wird also eine weitverbreitete Produktion/Auslastung vorausgesetzt, ansonsten führt die Umlage der Gemeinkosten zu Überbewertungen der Vorräte.
Die Fahrräder könnten bilanziell als Vorräte mit 100 € je Stück bewertet werden (ohne Verwaltungsgemeinkosten) oder mit 140 € je Stück (mit Verwaltungsgemeinkosten).