Wareneingangsprüfung

Begriffsbestimmung der Wareneingangsprüfung

Die Wareneingangsprüfung umfasst sämtliche Kontrollen und Prüfungen visueller, sensorischer, physikalischer, chemischer und mikrobiologischer Art, die bei der Anlieferung von Waren durchgeführt und eingeleitet werden. Durch diese Maßnahmen soll sichergestellt werden, dass die angelieferten Erzeugnisse nur dann abgegeben oder verarbeitet werden, wenn sie die festgelegten Qualitätsanforderungen hinreichend erfüllen. Wareneingangsprüfungen sollen grundsätzlich in Anwesenheit des Lieferanten erfolgen.

Die Wareneingangsprüfung dient nicht nur der hygienischen und technologischen Qualitätssicherung in der Produktion, sondern vor allem auch der wirtschaftlichen Absicherung hinsichtlich der Schadenersatzpflicht bei mangelhafter Ware. Da die Unternehmen nach § 377 Handelsgesetzbuch (HGB) dazu verpflichtet sind, eingehende Waren unverzüglich auf Mängel zu untersuchen, wird bei der Anlieferung der Ware zuallererst die sachliche Richtigkeit der Lieferung, das heißt die Übereinstimmung des Lieferscheins mit der gelieferten Ware festgestellt. Hierbei ist also nicht nur auf Abweichungen von Liefermengen und Preisabsprachen zu prüfen, sondern vor allem auch auf fälschlich gelieferte Erzeugnisse.

Der generelle Ablauf bei der Beschaffung stellt sich im Einzelnen wie folgt dar: Bedarfsermittlung, Lieferantenauswahl, Angebotseinholung (Anfrage), Angebotsprüfung (formell, materiell), Angebotsauswahl und Vergabeverhandlung, Bestellung, Kontrolle der Abwicklung, Wareneingangsprüfung und Rechnungsprüfung, Einlagerung und Bereitstellung. Die Wareneingangsprüfung ist also Teil des Beschaffungsprozesses.

Handelsrechtliche Wareneingangsprüfung

Handelsrechtlich ist die Wareneingangsprüfung nach § 377 HGB als eine Obliegenheit des Käufers dispositiv. Warenausgangs- und Wareneingangsprüfung sind nicht deckungsgleich.

Bei einer Warenausgangsprüfung ist in den meisten Fällen eine Funktionsprüfung, die den Mangel offenbaren könnte, nicht möglich. Das bei einer Warenausgangsprüfung nicht auszuschließende reale Restrisiko soll gerade durch die Wareneingangsprüfung beherrscht werden. Kommt im Produktionsprozess des Käufers ein mangelhaftes Bauteil bei einem Käufer an, muss nicht sicher sein, dass der Verkäufer dafür verantwortlich ist.

Auf dem Transport zum Käufer und vor allem bei unsachgemäßer Handhabung durch den Käufer können Mängel oder Fehler auftreten, die zwar beim Käufer festgestellt werden, deren Ursachen aber nicht sicher dem Verkäufer zuzuordnen sein müssen. Häufige Mängel entstehen beispielsweise durch Korrosionen oder Beschädigungen von Leiterplatten oder Sensoren durch unzureichenden Schutz vor elektrostatischer Aufladung beim Käufer.

Darüber hinaus wird in der Praxis bei der Wareneingangsprüfung zwischen Verifizierung und Validierung unterschieden. Bei der Verifizierung wird überprüft ob das Produkt den im Voraus festgelegten Eigenschaften entspricht. Bei der Validierung wird überprüft ob das Produkt in der Praxis den gewünschten Nutzen erbringt und den Anforderungen des Kunden entspricht.

Wareneingangsprüfung im Qualitätsmanagementsystem

Die Prüfpflichten nach der ISO 9001 sind Pflichten, keine Obliegenheiten. Sie unterliegen entgegen der handelsrechtlichen Prüfobliegenheit des Käufers nicht dem strikten Zeiterfordernis der Unverzüglichkeit der Prüfung bei Wareneingang wie der Unverzüglichkeit der Mängelanzeige, sondern der sicherheitsorientierten Fehlervermeidung.

Das folgt aus der unterschiedlichen Zielsetzung der Bestimmungen: Ziel der Unverzüglichkeit nach § 377 HGB ist es, in der bilateralen Vertragsbeziehung vor allem dem Verkäufer möglichst schnell Gewissheit über die Abwicklung des Handelsgeschäfts zu verschaffen. Ziel der Prüfpflichten in der multilateralen Wertschöpfungskette nach ISO 9001 ist die Fehlerprävention: In der aufsteigenden Wertschöpfungskette soll eine Schadenskaskade vermieden werden, indem ein detektierbarer, aber nicht detektierter Mangel eines Teils in der Folge weitere Systeme, Bauteile oder Aggregate und dann das Endprodukt kontaminiert.

Die Entscheidung über Umfang und Ausstattung der Qualitätskontrolle wird wesentlich von dem für die eigenen Produkte geltenden Qualitätsniveau, von der angestrebten Lebensdauer der Produkte, von den Garantiefristen und den Regelungen der Produkthaftung bestimmt.

Aus der Praxis sind aufwendige Qualitätskontrollsysteme bekannt, beispielsweise das System „Quasie“ der Volkswagen Aktiengesellschaft („Qualitätssicherung in der Eingangsinspektion“). Es soll wie andere vergleichbare Systeme die Mängel des Materials möglichst frühzeitig (jedenfalls vor dem Fertigungsbeginn) aufdecken, weil die Kosten für die Behebung der Qualitätsmängel mit dem Produktionsfortschritt steigen (wegen der Kosten für andere – mit dem schadhaften Teil verbundene – Materialien, für Löhne usw. im Zusammenhang mit Montage beziehungsweise Demontage). Im Volkswagenwerk sind deshalb von mehr als 10.000 Prüfern ca. 10% in der Materialeingangsprüfung tätig.

Als Organisationsform der Qualitätssicherung hat in letzter Zeit der Qualitätszirkel große Bedeutung erlangt. Hierbei handelt es sich um freiwillige Zusammenkünfte von Mitarbeitern  mit gleichen oder ähnlichen Tätigkeiten. Unter der Mitwirkung des Vorgesetzten werden Probleme analysiert, die ihre Arbeitsleistung und Motivation beeinflussen, Lösungsvorschläge erarbeitet, dem Management präsentiert und die erforderlichen Änderungen vorgenommen.