Was sind Betriebsausgaben?

Betriebsausgaben heißen die Ausgaben bei den Gewinneinkunftsarten. Im Gegensatz zu den Betriebseinnahmen sind die Betriebsausgaben gesetzlich definiert. Bei den Betriebsausgaben nach § 4 Abs. 4 EStG handelt es sich um alle Aufwendungen, die durch den Betrieb verursacht sind. Die Betriebsausgaben bilden ebenso wie die Betriebseinnahmen eine unmittelbare Besteuerungsgrundlage für die Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG. Bei der Gewinnermittlung durch Betriebsvermögensvergleich haben die Betriebsausgaben die Aufgabe, die betrieblichen und privaten Aufwendungen zu trennen. Sie mindern den Gewinn sowohl beim Betriebsvermögensvergleich (§§ 4 Abs. 1 und 5 EStG) als auch bei der Einnahme-Überschussrechnung des § 4 Abs. 3 EStG.

Der Zeitpunkt der Gewinnverringerung differieren beim Betriebsvermögensvergleich und bei der Einnahme-Überschussrechnung: Während es bei § 4 Abs. 3 EStG im Prinzip auf den Zeitpunkt des Abflusses (§ 11 Abs. 2 EStG) ankommt, ist beim Betriebsvermögensvergleich eine Zuordnung des Aufwands nach den Grundsätzen der wirtschaftlichen Zugehörigkeit vorzunehmen.

Merkmale der Betriebsausgaben sind:

  • Aufwendungen,
  • Veranlassung durch den Betrieb,
  • Abfluss (nur bei § 4 Abs. 3 EStG für den Zeitpunkt der Berücksichtigung von Bedeutung).

Was sind Aufwendungen?

Aufwendungen sind Güterabflüsse in Geld oder Geldeswert, d. h. betriebliche Wertabgaben in Form

  • gezahlter Ausgaben oder
  • Wertabgaben ohne Zahlungsvorgang.

Jedoch sind nicht alle gezahlten betrieblichen Ausgaben auch als Betriebsausgaben absetzbar.

Beispiele:

  • Durchlaufende Posten (§ 4 Abs. 3 S. 2),
  • Bezahlung der Anschaffungskosten von geringwertigen Wirtschaftsgütern im Sinne des § 6 Abs. 2 EStG,
  • Hingabe eines Darlehens.

Auch Vermögensminderungen wie

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  • die Absetzung für Abnutzung (§ 7 EStG) oder
  • der Ausfall einer Darlehnsforderung

sind zumindest im ergebnisorientierten Fall als Aufwendungen zu interpretieren und führen bei betrieblichem Zusammenhang zu Betriebsausgaben oder Werbungskosten.

Wann liegt eine Veranlassung durch den Betrieb vor?

Besteht ein tatsächlicher oder wirtschaftlicher Zusammenhang mit dem Betrieb, ist eine betriebliche Veranlassung gegeben. Ein bloßer rechtlicher Zusammenhang reicht dagegen nicht aus.

Beispiel:

Ein für private Zwecke aufgenommenes Darlehen wird durch Bestellung einer Hypothek oder Grundschuld an einen zum Betriebsvermögen gehörenden Grundstück abgesichert. Zinsen und Geldbeschaffungskosten sind keine Betriebsausgaben.

Die wirtschaftliche Veranlassung muss im Einzelfall geprüft werden.

  • Objektiv muss ein Zusammenhang mit dem Betrieb/dem Beruf vorhanden sein.
  • Subjektiv erfolgen die Aufwendungen oft zur Förderung des Betriebs/des Berufs. Dies ist jedoch nicht zwingend. Zuweilen sind die Aufwendungen auch nicht willentlich herbeigeführt.

Beispiel:

Ein Autounfall geschieht auf einer betrieblichen Fahrt.

Entscheidend ist stets der objektive Zusammenhang. Veranlassung ist dabei nicht gleichbedeutend mit Verursachung.

  • Veranlassung: auslösendes Moment oder äußerer Anlass (für Betriebsausgaben entscheidend).
  • Verursachung: Grund zu jeder Sache schlechthin (für Betriebsausgabenbegriff des § 4 Abs. 4 EStG irrelevant).

Beispiel:

Ein Freiberufler verunglückt auf der Fahrt zu einem Mandanten, weil die Bremsen an seinem betrieblichen Pkw versagen.

  • Veranlassung: Betriebliche Fahrt
  • Verursachung: Versagen der Bremsen

Da der Anlass betrieblich war, stellen die durch den Unfall entstandenen Aufwendungen Betriebsausgaben dar.

Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst werden, entstehen nicht nur bei Rechtsgeschäften, die im Rahmen des Betriebs/Berufs eintreten, sondern auch bei Verlusten, die ein Steuerpflichtiger im Zusammenhang mit seinem Betrieb/Beruf erleidet.

Beispiel:

Aufwendungen durch eine typische Berufskrankheit des Steuerpflichtigen sind Betriebsausgaben.

Sofern der Schaden größtenteils als direktes Resultat der beruflichen Tätigkeit anzusehen ist, können auch Leistungen für Schadensersatz an Dritte betrieblich verursacht sein.

Beispiel:

Ein Arzt muss wegen eines nachgewiesenen Kunstfehlers Schadensersatz leisten. Die Zahlungen sind Betriebsausgaben.

Betriebsausgaben können auch Aufwendungen sein, die nur der Erhaltung des Vermögens dienen. Eine mittelbare Veranlassung genügt.

Beispiel:

Unfallkosten sind ohne Rücksicht auf das Verschulden des Steuerpflichtigen Betriebsausgaben, wenn sich der Unfall auf einer betrieblichen Fahrt ereignet hat.

Müssen Betriebsausgaben notwendig, zweckmäßig oder üblich sein?

Hat der Unternehmer angenommen, dass Aufwendungen im Interesse des Betriebes liegen, selbst wenn sie objektiv gesehen für den Betrieb nicht notwendig waren, dann sind auch die Aufwendungen durch den Betrieb veranlasst. Die für den Betrieb getätigten Ausgaben liegen grundsätzlich im Ermessen des Betriebsinhabers.

Entscheidend ist, ob die Betriebsausgaben sich im Rahmen des notwendigen oder üblichen Maßes halten, ob sie angemessen oder zweckmäßig sind.

Müssen Betriebsausgaben in einem engen zeitlichen Zusammenhang stehen?

Nach § 4 Abs. 4 EStG ist kein enger zeitlicher Zusammenhang erforderlich.

Was sind vorweggenommene Betriebsausgaben?

Betriebsausgaben können auch bereits vor der Betriebseröffnung anfallen. Zwischen Aufwendungen und Einkunftsarten müssen zweifelsfrei erkennbare Zusammenhänge bestehen. Sofern es nicht zu der beabsichtigten geschäftlichen oder beruflichen Tätigkeit gekommen ist (sogenannte vergebliche Betriebsausgaben), kann auch eine klar erkennbare Verbindung bestehen. Hier können sich Nachweisschwierigkeiten ergeben.

Beispiel:

Ein Arzt mietet Praxisräume und kauft Einrichtungsgegenstände, um eine eigene Praxis zu eröffnen. Er muss sein Vorhaben aufgeben, weil er krank wird. Seine Aufwendungen (Miete und Anschaffungskosten der Einrichtung) sind vergebliche Betriebsausgaben.

Was sind nachträgliche Betriebsausgaben?

Nach Betriebseinstellung sind Aufwendungen in der Regel nicht mehr betrieblich veranlasst, weil der wirtschaftliche Zusammenhang mit dem Betrieb normalerweise entfällt. In Ausnahmefällen sind jedoch auch nachträgliche Betriebsausgaben möglich.

Beispiel:

Um nachträgliche Betriebsausgaben handelt es sich bei Aufwendungen für ein Arbeitszimmer zur Abwicklung geerbten Betriebsvermögens.

Was sind nicht abzugsfähige Betriebsausgaben?

Nicht abzugsfähige BetriebsausgabenNicht alle Aufwendungen, die begrifflich Betriebsausgaben sind, können auch bei der Gewinnermittlung berücksichtigt werden. Das EStG unterscheidet zwischen abziehbaren Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 4 EStG) und nichtabziehbaren Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 5 und 7 EStG). Hierdurch wird die Abzugsfähigkeit von Betriebsausgaben wesentlich eingeschränkt. Aufgrund des § 4 Abs. 5 und 7 EStG sind solche Betriebsausgaben nicht abzugsfähig, die die Lebensführung des Steuerpflichtigen berühren, und zwar insoweit, als sie unter Berücksichtigung der Verkehrsauffassung als unangemessen anzusehen sind.

Es handelt sich um Aufwendungen, die  an der Grenze zwischen betrieblicher Sphäre und privater Lebenshaltung liegen.

Nach § 4 Abs. 5 dürfen insbesondere folgende Betriebsausgaben nicht abgezogen werden:

Aufwendungen

  • für Geschenke,
  • für Bewirtung von Geschäftsfreunden,
  • für Gästehäuser,
  • für Jagden, Fischerei, Jachten u. ä.,
  • Mehraufwendungen für Verpflegung, soweit sie bestimmte Höchstsätze überschreiten,
  • für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte, teilweise
  • für Geldbußen und ähnliche Sanktionen,
  • sonstige die Lebensführung berührende unangemessene Aufwendungen.

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