Die ABC-Analyse spielt mittlerweile in vielen betriebswirtschaftlichen Bereichen eine besonders wichtige Rolle, wenn es darum geht, Objekte innerhalb verschiedener Unternehmensbereiche ihrer Bedeutung (z. B. gemessen durch Kapitalbindung) entsprechend zu sortieren. Auf Basis der entsprechenden Ergebnisse lassen sich dann wiederum wichtige unternehmerische Entscheidungen fällen.
Damit ein Unternehmen möglichst umfangreich von den Vorteilen der ABC-Analyse profitieren kann, ist es selbstverständlich wichtig, nach einem standardisierten Vorgehen zu arbeiten. Hierbei gilt, dass die Produkte eines Unternehmens in drei verschiedene Kategorien, je nach Bedeutung, eingeteilt werden. So können mit Hilfe der ABC-Analyse Prioritäten gesetzt werden.
Die jeweiligen Objekte, die analysiert werden sollen (unter anderem kann es sich hierbei um Kunden, Produkte oder Einzelteile handeln), werden hierzu in Kategorien eingeteilt.
Kategorie A beschreibt alle Objekte mit einer besonders hohen Wichtigkeit, während Kategorie C die Objekte beinhaltet, die weniger wichtig sind. Selbstverständlich kann sich die jeweilige Einteilung im Laufe der Zeit auch ändern, wenn sich beispielsweise die Prioritäten eines Unternehmens verändern.
Wie die betreffenden Objekte dann im Unternehmensalltag behandelt werden, ist im Wesentlichen von der Einteilung in die verschiedenen Kategorien abhängig.
Hieraus ergibt sich, dass die Objekte, die den höchsten Umsatz generieren auch entsprechend bevorzugt behandelt werden, um – auf lange Sicht – noch erfolgreicher wirtschaften zu können.
Kunden, die in Bereich A eingeordnet wurden und dementsprechend vielleicht zur Kategorie „Stammkunden“ mit besonders großen Bestellmengen gehören, werden bevorzugt behandelt, indem sie beispielsweise schnellere Lieferzeiten, einen kostenfreien Versand oder Rabatte angeboten bekommen.
Damit mit Hinblick auf die erwähnte Einteilung der Kunden jedoch effektiv gearbeitet werden kann, ist es besonders wichtig, dass die Einteilung einheitlich und klar vorgenommen wird. Als beliebte Kenngröße dient in diesem Zusammenhang natürlich der jeweilige Jahresumsatz. Anhand dieses Wertes erfolgt dann die Kategorisierung in A, B oder C.
Wann ein Objekt in Kategorie A, B oder C eingeteilt wird, ist natürlich von den individuellen Erwartungen des Unternehmens und der jeweiligen Zielsetzung abhängig. Wer beispielsweise ausschließlich seine Premiumkunden mit besonderen Angebotenen verwöhnen und so einen gewissen Exklusivitätsstatus schaffen möchte, sollte die Grenze zu Kategorie A möglichst hoch ansetzen. Geht es jedoch darum, Kunden zu animieren, mehr zu kaufen, ist es auch möglich, den Übergang von A nach B ein wenig einfacher zu gestalten.
Wie bereits beschrieben, handelt es sich bei der ABC-Analyse unter anderem um eine Möglichkeit, die Umsätze eines Unternehmens zu steigern. Weiterhin soll das entsprechende Prozedere dabei helfen, einen besseren Fokus zu setzen und dementsprechend herauszufinden, welche Bereiche eines Unternehmens besonders wirtschaftlich arbeiten.
Neben der Möglichkeit, die jeweiligen Produkte in die entsprechenden Kategorien (A, B und C) einzuteilen, kann eine fundierte ABC-Analyse unter anderem auch dabei helfen
Zusammengefasst bedeutet dies, dass die ABC-Analyse einem Unternehmen dabei helfen kann, noch wirtschaftlicher zu arbeiten und gleichzeitig seine Ressourcen in den unterschiedlichsten Bereichen besser zu nutzen.
Mit Hilfe der ABC-Analyse sollen Entscheidungen im Geschäftsalltag noch fundierter (und entsprechend noch wirtschaftlicher) getroffen werden können. So wenden Unternehmen, die beispielsweise mehrere verschiedene Produkte herstellen, die ABC-Analyse unter anderem an, um herauszufinden, welche Produkte den größten Anteil am generierten Umsatz haben und somit am lukrativsten sind.
Basierend auf den jeweiligen Ergebnissen kann das Sortiment im Laufe der Zeit angepasst werden, um Umsätze und Rentabilität gegebenenfalls zu steigern. Es wäre jedoch falsch, die Vorteile der ABC-Analyse lediglich mit einer möglichen Steigerung der Umsätze in Verbindung zu bringen. Vielmehr zeigen die Möglichkeiten dieses Verfahrens, dass hier in unterschiedliche Richtungen gearbeitet werden kann.
Um ein wenig besser erläutern zu können, nach welchen Grundsätzen die klassische ABC-Analyse funktioniert, ist es sinnvoll, die einzelnen Schritte im Unternehmensalltag unter die Lupe zu nehmen. Im Folgenden sollen keine Lieferanten bzw. Dienstleistungen, sondern verschiedene Materialien in die jeweiligen Kategorien eingeteilt werden. Das Vorgehen wäre jedoch ohnehin immer das gleiche.
Wer sich dazu entschlossen hat, eine ABC-Analyse durchzuführen, sollte sich im ersten Schritt vor allem mit den folgenden Fragen auseinandersetzen:
Schnell zeigt sich, dass das Durchführen einer ABC-Analyse mit vielen Vorteilen verbunden ist, jedoch einer akribischen Vorbereitung bedarf. Selbstverständlich müssen die jeweiligen Daten zudem korrekt sein, um fundierte Ergebnisse nutzen zu können.
Weiterhin ist es sinnvoll, – je nach Unternehmen und Branche – ein Maximum an Objekten festzulegen, die es wert sind, in A eingeordnet zu werden. Zudem sollte während der Einteilung auch besondere Rücksicht auf die Kategorien B und C genommen werden. Diese werden leider manchmal ein wenig stiefmütterlich behandelt, da der Fokus oft lediglich auf die wichtigsten Objekte gelegt wird. Dabei ist es wichtig, die Einteilung auch in der Kategorie C verantwortungsvoll umzusetzen, um – im Idealfall – zu gewährleisten, dass die jeweiligen Kapazitäten bzw. Ressourcen sinnvoll eingesetzt werden.
Wie bereits erwähnt, kann die ABC-Analyse in den verschiedensten Unternehmensbereichen zum Einsatz kommen. Unter anderem ist dieses Verfahren:
Unter anderem kann auf Basis der entsprechenden Analyse auch kontrolliert werden, inwieweit Strukturkosten sinnvoll eingesetzt wurden.
Eine fundierte ABC-Analyse basiert in der Regel auf dem sogenannten Paretoprinzip, der 80/20 Regel. Diese besagt, dass 20 % des jeweiligen Materials 80 % des Gesamtwertes in Anspruch nehmen. Hieraus (und unter der Berücksichtigung der Einteilung in die Klassen A, B und C) ergibt sich dementsprechend auch, dass 50 % des Materials 5 % des Gesamtwertes beanspruchen.
Wer diese Regel anwendet, erkennt schnell, dass es mit Hinblick auf die Kategorien B und C einen vergleichsweise hohen Aufwand braucht, um einen geringen Umsatz zu generieren. Anders verhält es sich mit Hinblick auf die Objekte, die der Kategorie A zugeordnet wurden. Diese versprechen mehr Ertrag bei einem geringeren Aufwand. Unternehmen, die ihren Fokus nun entsprechend legen, können ihren Gewinn steigern.
Gleichzeitig zeigt die ABC-Analyse auf, in welchen Bereichen eines Unternehmens Kosten gesenkt bzw. Prozesse optimiert werden können.
Wer einmal eine ABC-Analyse durchgeführt hat, sollte die Einteilung in die jeweiligen Kategorien immer wieder überdenken. Immerhin zeigt der unternehmerische Alltag immer wieder, dass sich die Grundvoraussetzungen ändern können.
All diese Gründe können verantwortlich dafür sein, dass sich auch die Einteilung der Objekte verschiebt.
Das Durchführen der ABC-Analyse bietet sowohl Vor- als auch Nachteile. Fest steht, dass Unternehmen, die die Analyse gewissenhaft durchführen, hier ein praktisches Hilfsmittel zur Bewertung ihrer Güter und deren Anteil am Umsatz gefunden haben. Die Frage „Was ist wichtig und was weniger?“ kann mit Hilfe der Kategorisierung leicht vorgenommen werden, so dass das Treffen fundierter Entscheidungen noch leichter fällt und bestehende Prozesse optimiert werden können. Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass sich die ABC-Analyse in den unterschiedlichsten Bereichen des unternehmerischen Alltags, zum Beispiel sowohl im Controlling als auch im Lager, anwenden lässt.
Einen Nachteil der ABC-Analyse stellt es jedoch dar, dass die Daten, auf denen die ABC-Analyse basiert, selbstverständlich korrekt sein müssen. Schätzwerte helfen hier nicht dabei, bestehende Prozesse zu optimieren. Dementsprechend muss das Unternehmen akribisch auf die aktuellen Zahlen zugreifen und diese auswerten. Ansonsten kann es im schlimmsten Fall zu einer falschen Auswertung bzw. Kategorisierung kommen. Zudem stellt es eine (oft unterschätzte) Gefahr dar, die Chancen für Objekte in Kategorie C als zu gering einzustufen. Dabei verbirgt sich gerade hier oft noch ungenutztes Potenzial, das es immer wieder neu zu bewerten gilt.
Bei der ABC-Analyse handelt es sich um ein Kategorisierungsverfahren (80/20 Regel), das sich schon seit den 1950er Jahren in den unterschiedlichsten Branchen und Abteilungen bewährt hat. Wer jedoch von den entsprechenden Vorteilen profitieren möchte, braucht nicht nur unternehmerisches Feingefühl, sondern auch den Zugriff auf die jeweils aktuellen Zahlen.
Weiterhin müssen die verschiedenen Objekte, zum Beispiel im Falle einer Preisveränderung beim Lieferanten, immer wieder neu bewertet und gegebenenfalls einsortiert werden.
Wer dann zu guter Letzt nicht aus den Augen verliert, dass auch die Objekte in Kategorie C nicht unterschätzt werden sollten, da hier durchaus Potenzial schlummern kann, hat in der ABC-Analyse ein praktisches Verfahren gefunden, dass es erlaubt, noch wirtschaftlicher und effizienter zu arbeiten.
Die Autoteile AG ist ein deutsches Großunternehmen, welches seit Jahrzehnten Automobile produziert. Markus ist für das Bestandsmanagement und die Logistik zuständig. Ihm fällt auf, dass die Kapitalbindungskosten im Lager viel zu hoch sind. Um dieses Problem zu lösen, schlägt Markus vor, die Güter im Lager nach ihrer Kapitalbindung zu kategorisieren. In diesem Sinne möchte er eine ABC-Analyse durchführen.
Für die Klassifizierung schlägt Markus vor, dass A-Güter ca. 80 % Wertanteil, B-Güter ca. 15 % Wertanteil und C-Güter ca. 5 % Wertanteil haben sollen. Eine Datenerhebung aus dem Lager mit den Autoteilen führ zu folgenden Ergebnissen.
| Autoteil | Stückpreis (in €) | Jahresbedarf |
|---|---|---|
| 1 | 1,50 | 130.000 |
| 2 | 2,30 | 170.000 |
| 3 | 300,00 | 200 |
| 4 | 160,00 | 10.000 |
| 5 | 1200,00 | 1.100 |
| 6 | 4,00 | 8.000 |
| 7 | 610,00 | 650 |
| 8 | 200,00 | 6.800 |
Wie muss Markus die Güter gemäß der ABC-Analyse einteilen?
Zunächst sollte Markus den Gesamtwert pro Autoteil berechnen, indem er den jeweiligen Stückpreis mit dem Jahresbedarf multipliziert. Dies führt zur folgenden Tabelle.
| Autoteil | Stückpreis (in €) | Jahresbedarf | Stückpreis * Jahresbedarf |
|---|---|---|---|
| 1 | 1,50 | 130.000 | 195.000 |
| 2 | 2,30 | 170.000 | 391.000 |
| 3 | 300,00 | 200 | 60.000 |
| 4 | 160,00 | 10.000 | 1.600.000 |
| 5 | 1200,00 | 1.100 | 1.320.000 |
| 6 | 4,00 | 8.000 | 32.000 |
| 7 | 610,00 | 650 | 396.500 |
| 8 | 200,00 | 6.800 | 1.360.000 |
| Gesamt | 5.354.500 |
Anschließend muss er die Güter gemäß ihrem Wertanteil (Stückpreis * Jahresbedarf / Gesamtwert) absteigend sortieren und den kumulierten Wertanteil berechnen. Dies führt zu folgendem Ergebnis.
| Autoteil | Stückpreis (in €) | Jahresbedarf | Stückpreis * Jahresbedarf | Wertanteil (in %) | Kumulierter Wertanteil (in %) |
|---|---|---|---|---|---|
| 4 | 160,00 | 10.000 | 1.600.000 | 29,88 | 29,88 |
| 8 | 200,00 | 6.800 | 1.360.000 | 25,40 | 55,28 |
| 5 | 1200,00 | 1.100 | 1.320.000 | 24,65 | 79,93 |
| 7 | 610,00 | 650 | 396.500 | 7,40 | 87,33 |
| 2 | 2,30 | 170.000 | 391.000 | 7,30 | 94,63 |
| 1 | 1,50 | 130.000 | 195.000 | 3,64 | 98,27 |
| 3 | 300,00 | 200 | 60.000 | 1,12 | 99,39 |
| 6 | 4,00 | 8.000 | 32.000 | 0,60 | 99,99 |
| Gesamt | 5.354.500 | 100 | 100 |
Hieraus kann Markus folgern, dass die Autoteile 4, 8 und 5 A-Güter sind. Die Teile 7 und 2 sind B-Güter. Die Teile 1, 3 und 6 sind C-Güter. Nun kann Markus die A-Güter bei den Bestellungen priorisieren und hierfür z. B. eine fertigungssynchrone Beschaffung (oder ein Just-in-Time-Konzept) etablieren. Die anderen Güter können in großen Mengen gekauft und gelagert werden.