Sowohl für die Priorisierung von Projekten als auch für das Herausfinden der Kernkompetenzen aus einer Liste vermeintlicher Fähigkeiten ist die Präferenzmatrix eine wirksame Hilfe. Sie ist auch sehr gut einsetzbar, wenn es darum geht, Ziele in eine bewertete Reihenfolge zu bringen. Im Übrigen ist der Einsatz selbstverständlich nicht auf den beruflichen Bereich beschränkt, sondern es lassen sich auch die Aktivitäten am Wochenende, die privaten Investitionen oder die Verwendung der knappen Urlaubszeit hiermit in eine Reihenfolge bringen.
Die Präferenzmatrix basiert auf dem Prinzip des paarweisen Vergleichs und ist zwar kein neues, dafür aber ein sehr einfaches und effektives Instrument. Die Methode führt zu einer strukturierten Rangfolge und regt überdies eine inhaltliche Diskussion an.
Anwendungsgebiete für die Präferenzmatrix
Einsatzmöglichkeiten für die Präferenzmatrix findet man in der Betriebswirtschaft (z. B. Priorisierung von Unternehmenszielen), im Controlling (z. B. Priorisierung von Projekten), im Projektmanagement (z. B. Priorisierung von Maßnahmen) oder auch im Qualitätsmanagement (z. B. Priorisierung von Kundenanforderungen).
Als Beispiel wird das Thema „Priorisierung von Unternehmenszielen“ genauer betrachtet. Alle als wichtig empfundenen Unternehmensziele werden gesammelt und nacheinander miteinander verglichen. Die Zielbeziehungen unter den Zielen werden zunächst außer Acht gelassen. Es spielt also keine Rolle, ob komplementäre, konkurrierende oder indifferente Ziele in die Präferenzmatrix eingetragen werden — dies kann aus strategischen Gründen später zusätzlich betrachtet werden. Bei der Ideensammlung entsteht in der Diskussion mit Mitarbeitern oft schon eine Vielfalt an Zielen. Es entwickelt sich ein breit gefächertes Spektrum, das auch jene Ziele enthält, die man selbst eventuell nie in Erwägung gezogen hätte.
Ermittlungsphasen einer Präferenzmatrix
Die Erstellung der Präferenzmatrix erfolgt in der Regel nach den folgenden drei Schritten:
1. Kriterien sammeln (Brainstorming)
Im ersten Schritt werden die möglichen Ziele in Form eines Brainstormings zusammengestellt und danach in die Präferenzmatrix übertragen. Die Liste sollte 15 Einträge nicht übersteigen, weil die Priorisierung ansonsten zu mühsam wird. Bereits in dieser Phase werden erste, wenn auch grobe Prioritäten vergeben.
2. Paarweiser Vergleich
Im zweiten Schritt wird jedes Kriterium mit jedem verglichen. Hierbei ist zu beachten, dass eine eindeutige Präferenz für jedes der abgefragten Elemente festgelegt wird. Gleich wichtige Antworten sind demnach ausgeschlossen. Bei der Begründung einer Priorität entsteht oft eine inhaltliche Diskussion. Wenn diese Priorisierung in einer Gruppe vorgenommen wird, sollte man sich im Vorfeld darauf einigen, auf welche Weise die endgültige Entscheidung herbeizuführen ist. Es gilt dann, einen Abstimmungsmodus zu finden. Im günstigsten Fall reicht schlichtweg die einfache Mehrheit. Ist ein Ziel eindeutig einem anderen Ziel vorgezogen worden, wird dies in die Präferenzmatrix eingetragen.
3. Auswertung und Konsequenzen
Im dritten Schritt wird durch Auszählen die Häufigkeit der Nennungen ermittelt. Abschließend werden die Ziele nach Häufigkeit sortiert und in eine Rangfolge gebracht. Dem Ziel mit den meisten Nennungen wird die höchste Priorität zugemessen. Eine prozentuale Darstellung der Ergebnisse gibt zudem Aufschluss über die Eindeutigkeit der Ergebnisse. Ist ein Ziel mit Abstand an erster Stelle oder befinden sich einige Ziele sehr nahe beieinander? Wenn zwei Ziele die gleiche Anzahl Nennungen aufweisen, gilt dasjenige als wichtiger, das den direkten Vergleich der beiden konkurrierenden Ziele für sich entschieden hat.
Fazit
Die Präferenzmatrix ist eine effektive Methode, die im Alltag leider viel zu selten genutzt wird. Die Wirksamkeit der Präferenzmatrix reduziert sich keineswegs auf den paarweisen Vergleich. Vielmehr ist es der strukturierte Prozess aus Brainstorming, Kriterienvergabe, Entscheidung und Ableitung von Konsequenzen, der dafür sorgt, dass Zielklarheit entsteht.
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Im zweiten Schritt wird jedes Kriterium mit jedem verglichen. Hierbei ist zu beachten, dass eine eindeutige Präferenz für jedes der abgefragten Elemente festgelegt wird. Gleich wichtige Antworten sind demnach ausgeschlossen. Bei der Begründung einer Priorität entsteht oft eine inhaltliche Diskussion. Wenn diese Priorisierung in einer Gruppe vorgenommen wird, sollte man sich im Vorfeld darauf einigen, auf welche Weise die endgültige Entscheidung herbeizuführen ist. Es gilt dann, einen Abstimmungsmodus zu finden. Im günstigsten Fall reicht schlichtweg die einfache Mehrheit. Ist ein Ziel eindeutig einem anderen Ziel vorgezogen worden, wird dies in die Präferenzmatrix eingetragen.
Die Präferenzmatrix ist eine effektive Methode, die im Alltag leider viel zu selten genutzt wird. Die Wirksamkeit der Präferenzmatrix reduziert sich keineswegs auf den paarweisen Vergleich. Vielmehr ist es der strukturierte Prozess aus Brainstorming, Kriterienvergabe, Entscheidung und Ableitung von Konsequenzen, der dafür sorgt, dass Zielklarheit entsteht.