Die Beschaffungslogistik von Unternehmungen und Betrieben umfasst das logistische Teilsystem, welches alle Aktivitäten zum Gegenstand hat, die der Versorgung mit Gütern dienen.
Die Versorgungsaktivitäten bereitstehen aus den Funktionen des Einkaufens, des Bestellens und Abrufens, des Transportierens, des Lagerns und des Bereitstellens.
Die Beschaffungslogistik in einem Unternehmen verfolgt verschiedene Ziele, von denen die Rentabilität und die Erhaltung der Wettbewerbsfähigkeit im Vergleich zu Konkurrenten die bedeutendsten Ziele darstellen. Zudem soll die Versorgungsbereitschaft sichergestellt werden, während die Kapitalbildung reduziert werden soll.
Kennzahlen dienen dazu diese Ziele erreichbar und vergleichbar machen zu können. Grundsätzlich lassen sich beschaffungslogistischen Ziele mit den sogenannten 6 Rs der Logistik zusammenfassen:
Die Aufgaben der Beschaffungslogistik reichen von Warenannahme und -prüfung, Lagerhaltung und Verwaltung, Lagerdisposition, über innerbetrieblichen Transport bis zur Planung, Steuerung und Kontrolle des Material- und Informationsflusses. Die genaue Aufgabenverteilung ist im konkreten Fall abhängig von der Größe des Unternehmens, der Unternehmensstruktur sowie der Bedeutung der Beschaffung für das einzelne Unternehmen.
Die primäre Aufgabe der Beschaffungslogistik liegt in der Versorgungssicherheit. Dieser sind andere Aufgaben wie die Sicherung des Lieferantenpotentials, die Verbesserung des Informations- und Steuerungssystems der Beschaffung, die Vermeidung von Abhängigkeit von Lieferanten sowie die Qualitätssicherung untergeordnet anzusetzen.
Die Aufgaben der Beschaffungslogistik sind in vielerlei Hinsicht so zahlreich, dass sie meistens in verschiedenen Abteilungen bearbeitet werden, um das gewünschte Ergebnis erzielen zu können. Zu den vier wesentlichen Bereichen der Beschaffungslogistik gehören:
Zu den Aufgaben des Einkaufs gehört die Markterkundung, die Kommunikation mit der Produktentwicklung, die Ausschreibungen und Angebotsprüfungen, die Koordinationsaktivitäten mit anderen Konzernunternehmen, die Lieferantenauswahl, die Verhandlungen über Preise und Konditionen, die Terminverfolgung und gemeinsame Aktivitäten mit Lieferanten sowie Fragen der Gewährleistungen. Entscheidungen über die Einkaufspolitik der Unternehmung umfassen die Fertigungstiefe, die Inanspruchnahme fremder Dienste, die geografische Reichweite der Beschaffung und die Zahl der Lieferanten betreffen. Dabei werden der Einkauf und die Beschaffungslogistik in die Planung einbezogen. Der Einkauf hat verschiedene Bereiche, die mit den Instanzen der Beschaffungslogistik abgestimmt werden müssen. Er wird bei allen Einkaufsvorgängen für Werkstoffe, Dienstleistungen, Handelswaren, Software, Rechte, Patente, Lizenzen, Werkzeuge, Investitionsgüter zweckmäßigerweise herangezogen, um seine professionellen Potenziale zum Nutzen der Unternehmung einzubringen.
Gegenstand der Materialdisposition ist die Bedarfsermittlung sowie die Bestandskontrolle und Steuerung des Zugangs der Beschaffungsgüter zu den Eingangsstellen der Werke der Unternehmung. Disponiert wird für Werkstoffe, Handelswaren, Konstruktionsteile, Ausstattungen, Ersatzteile und Werkzeuge. Bei der Erfüllung ihrer Funktionen orientiert sich die Materialdisposition an der Bedarfsart, der Bedarfsprognose und den Kosten der Disposition.
Die Materialdisposition soll die Bestellprozesse optimieren und die optimalen Bestellmengen sowie die idealen Bestellzeitpunkte festlegen. Dafür gibt es unterschiedliche Methoden und Kennzahlen:
Im Rahmen der Beschaffungslogistik übernimmt die Lagerhaltung die Güter in der Warenannahme und sorgt für die Durchführung der Einlagerungsprozesse, die Bestandsführung und für die eventuell anfallende Pflege der Lagerbestände. Sie erhält die Bestandsinformationen aus den Produktionssystemen und stößt Auslagerungs- und Bereitstellungsaktivitäten an. Die Zusammenstellung und Weiterleitung der Materialsortimente erfolgt an den Kommissionierplätzen.
Transportsysteme für inner- und außerbetriebliche Beförderungen der Beschaffungsgüter gehören ebenfalls häufig als Teilsystem zur Beschaffungslogistik. Es gibt Unternehmungen, die ihre Transporte mit eigenen Fahrzeugen durchführen, während andere Speditionen und Transportunternehmungen beauftragen. Probleme der Streckenplanung, Ladeplanung, Tourenplanung und Zeitplanung können bei innerbetrieblichen Transporten vorkommen. Die Steuerung der Transporte und der Ladevorgänge hat die richtige Versorgung zu gewährleisten.
Bei der Einzelbeschaffung im Einzelfall wird das Material erst nach Auftreten des Bedarfs beschafft, d. h. der Beschaffungsvorgang wird erst dann vollzogen, wenn ein bestimmter Bedarf vorliegt. Dieses Prinzip, vorwiegend in der auftragsorientierten Auftrags- und Kleinserienfertigung zu finden, erlangt seine Anwendung bei sofort am Markt beschaffbaren Gütern.
Als zweite Beschaffungsart lässt sich die Beschaffung mit Vorratshaltung ansehen. Das Material wird im eigenen Unternehmen auf Abruf bevorratet. Hierbei wird eine Abkopplung der Beschaffung von der Produktion erzielt und es werden bewusst Vorräte gehalten, um den Produktionsprozess zu sichern, sich von Lieferanten und Lieferverhältnissen unabhängig zu machen sowie Preisschwankungen am Beschaffungsmarkt zu umgehen.
Das dritte Prinzip, die fertigungs-produktionssynchrone Beschaffung, ist dadurch gekennzeichnet, dass das Material erst zu Terminen angeliefert wird, die durch den Produktionsablauf des Unternehmens bestimmt sind. Somit wird versucht, die Nachteile der beiden zuvor dargestellten Beschaffungsarten auszugleichen. Die Anwendung dieses Prinzips ist bei zuverlässigen Lieferanten und bei enger Zusammenarbeit zwischen Lieferant und Abnehmer (Informationsverbund) möglich.
Die Beschaffungslogistikstrategie als Bestandteil der Beschaffungsdisposition stellt in einem Unternehmen die Basis für einen geregelten Wareneingang dar und entscheidet darüber, inwiefern die diversen Waren, Rohstoffe und sonstigen Güter, die in einem Unternehmen zur Wertschöpfung gebraucht werden, bereitgestellt werden können.
Die drei Aspekte, die im Hinblick auf die Beschaffungslogistikstrategie eine besondere Rolle einnehmen, sind Kosten, Risiko und Beschaffungsaufwand. Die Beschaffungslogistikstrategie soll gewährleisten, dass diese drei Faktoren so niedrig wie möglich gehalten werden.
Bei Single Sourcing (Versorgung aus einer Beschaffungsquelle) wird das benötigte Beschaffungsobjekt (Einzelteil, Komponente oder Modul) ausschließlich von jeweils nur einem Lieferanten bezogen, obwohl zugleich auch einige Argumente für einen zweiten oder mehrere Lieferanten sprechen können. Manche Autoren unterscheiden darüber hinaus zwischen Sole Sourcing und Single Sourcing. Während es sich bei Sole Sourcing aufgrund einer monopolistischen Anbietersituation um eine erzwungene Konzentration auf nur einen Lieferanten handelt, entscheidet sich der Abnehmer beim Single Sourcing freiwillig für nur einen Lieferanten.
Die Vorteile des Single Sourcing liegen in
Bei den Risiken, die man bei der Beschränkung auf einen Zulieferer eingeht, sind zu nennen, Produktionsstörungen und -unterbrechungen, die Streikanfälligkeit dieses Systems, die vorübergehende Beschränkung des Wettbewerbs, das Nichterfassen technologischer Innovationen sowie der Aufbau hoher Austrittsbarrieren durch Wechselkosten.
Um die Nachteile des Single Sourcing, insbesondere die starke Abhängigkeit vom Lieferanten zu reduzieren, kann der Bezug der Beschaffungsgüter auf zwei Lieferanten verteilt werden. Man spricht in diesem Fall von Dual Sourcing.
Die beiden Lieferanten stehen hierbei in ständiger Konkurrenz zueinander. Derjenige Lieferant mit den besseren Konditionen, erhält einen höheren Anteil am gesamten Bestellvolumen. Dual Sourcing ist hauptsächlich für Beschaffungsgüter geeignet, die über eine hohe Ausfallwahrscheinlichkeit oder aber lange Lieferzeiten verfügen und deren Nichtlieferung mit erheblichen Nachteilen für das Unternehmen einhergehen würde. Anwendung findet dieses Konzept auch für strategische Rohstoffe.
Werden zwei oder mehr Lieferanten für einen Beschaffungsbedarf ausgewählt, auch wenn es gute Gründe für die Wahl nur eines Lieferanten gibt, spricht man von Multiple Sourcing (Mehr-Quellen-Versorgung).
Im Gegensatz zum Single Sourcing zielt Multiple Sourcing darauf ab, möglichst unabhängig von der Anbieterseite zu sein. Dies wird durch niedrige Wechselkosten sowie durch die hohe Verfügbarkeit von Bezugsalternativen gefördert.
Durch die Existenz einer Vielzahl potenzieller Lieferanten kann mithilfe von Multiple Sourcing der anbieterseitige Wettbewerb intensiviert werden. Hieraus resultieren Preisvorteile für das beschaffende Unternehmen. Die Gefahr opportunistischen Verhaltens des Lieferanten gegenüber dem Abnehmer ist aufgrund der vorhandenen Markttransparenz relativ gering.
Voraussetzung für die erfolgreiche Anwendung dieser Strategie ist jedoch die Existenz von mehreren konkurrierenden Lieferanten. Dies ist insbesondere bei Gütern mit geringer Komplexität und niedriger Käuferspezifität der Fall. Aufgrund der beabsichtigten Möglichkeit, die Beziehung zu einem Lieferanten jederzeit beenden zu können, wird von Rahmenverträgen entweder ganz abgesehen bzw. werden diese nur mit geringer Laufzeit abgeschlossen.
Ein Beispiel für Multiple Sourcing sind der Einkauf von Mehl bei diversen Mühlen als Bäcker. Weil der Getreidepreis variiert, versucht der Bäcker stets den besten Preis zu erzielen, indem er sein benötigtes Kontingent an Mehl aus verschiedenen Mühlen, deren individueller Anteil am Gesamteinkauf schwankt, bezieht.
Die Beschaffungslogistik verfolgt den Weg der Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe sowie Fertigwaren vom Lieferanten bis hin zum Wareneingang beim Käufer. Um dem internationalen Wettbewerb gewachsen zu sein, müssen viele Unternehmen bereits beim Einkauf alle Möglichkeiten für einen günstigen Einkaufspreis ausschöpfen.
Außerdem zählen eine hohe Warenqualität, niedrige Zulauf- und Lagerkosten sowie eine hohe Lieferflexibilität zum Prozess. Für geringe Lagerkosten verhandeln Beschaffungslogistiker gerne eine Just-in-Time-Lieferung. Durch Kontingentabruf bestellen sie die nötigen Produkte und Halbzeuge beim Lieferanten in großen Mengen und rufen sie erst dann ab, wenn sie Bedarf haben.